Ти намагався “все життя” перейти на GTD або тебе не влаштовує як ти пораєшся с поточними справами, тоді ця стаття для тебе. Дуже коротко і стисло я розкажу як працює GTD, а далі тобі потрібно буде тільки почати виконувати поради та справи.
Що таке GTD?
GTD – або “Getting Things Done” — це система, створена Девідом Алленом для організації та відстеження завдань і проєктів. Однак загальна мета трохи більша, ніж просто “виконання справ”. (Її слід було б назвати “Робити речі набагато краще, ніж просто дозволяти речам відбуватися, що часто виявляється зовсім не дуже круто”).
Мета системи – змусити тебе на 100% довіряти системі збору завдань, ідей та проєктів – як розпливчастих речей на кшталт “винайди найкращу річ у світі”, так і конкретних речей типу “зателефонувати мамі 25 серпня, та запросити в театр”. Буквально — все, що завгодно!
Звучить, як всі інші звичайні системи списків справ, скажеш ти? Багато в чому так і є, але є дещо більше, і це дійсно просто. Обіцяю! Тож, будь ласка, читай далі.
Одне з основних припущень GTD полягає в тому, що ви тупі (я також, не переймайся) – або, скоріше, що ваша підсвідомість досить тупа, коли справа доходить до роздумів про те, що ви повинні зробити. Наприклад, ти знаєш, що тобі потрібно відремонтувати взуття, але замість того, щоб нагадати про це, коли ви проїжджаєте повз взуттєву майстерню, мозок постійно відчуває, що “мені потрібно згадати … щось… шось… що саме?”.
Джессіка Керр сказала це ідеально:
Уявіть, що ваш мозок — це біла дошка. Чи покрита вона списками справ і написом “НЕ СТИРАТИ”? Чи є на ній місце для малювання та комбінування ідей?
Значна частина “магії” полягає в тому, щоб перетворити завдання ти забаганки на фізичні та видимі дії.
GTD дає вам – при правильному розумінні та застосуванні – надійну систему для відстеження того,
- що вам потрібно зробити,
- що ви повинні зробити або
- що ви повинні розглянути, щоб зробити.
Коли у вас є система і ви довіряєте своїй системі, ваша підсвідомість перестане відстежувати всі речі, які вам потрібно зробити, і перестане постійно нагадувати вам про це. Це зменшує стрес і звільняє дорогоцінний час мозку для більш продуктивного мислення – можливо, це навіть економить реальний час, так що у вас залишається більше часу для уроків балету, малювання та катання на ковзанах.
Круто!
То як це працює? Це працює завдяки простому веденню списків, що може зробити кожна дитина з папером та олівцем. Сьогодні навіть комп’ютери та мобільні телефони, спеціальні додатки можуть вести списки!
Вам потрібно буде скласти наступні списки:
- Інбокс
- Наступні дії (можливо, декілька – про це пізніше)
- Очікування
- Проєкти
- Колись/може бути
Ці переліки будуть регулярно переглядатися і становитимуть основу системи ГТД. Нижче описано, як вони працюють. На додаток до списків тобі знадобиться календар, який дозволить тобі записувати важливі за датою і часом завдання і події.
Як працювати зі списками в GTD
Список Інбокс або Вхідні
Список “Вхідні” – це місце, де ти фіксуєш ідеї та завдання, що виникають у тебе.
Це може бути твій бос, що просить тебе підготувати документи, або новий фільм у кінотеатрі, який ти хочеш відвідати. Бар’єр для додавання чогось до вашого списку має бути якомога нижчим – це має описувати просту дію: “занотувати щось в блокноті” або “натиснути відповідні кнопки на смартфоні”. Це буквально мають бути прості дії, описані одним реченням.
Хоча я назвав його списком “Інбокс”, не проблема мати більше одного списку. Це може бути, додаток, коли ви сидите за комп’ютером, а блокнот, якщо ти десь на природі? Важливо, щоб ти міг записувати те, що вам спадає на думку. Ми хочемо розвантажити мозок від роботи, пам’ятаєш?
Коли ти вперше починаєш використовувати GTD, тобі слід витратити годину на те, щоб записати всі речі, які ви хочете або повинні зробити. Буквально все. Ці так звані незамкнуті цикли включають всі речі, які не такі, якими вони повинні бути, не там, де вони повинні бути, і так далі. Вам потрібно замінити зубну щітку? Повернути в магазин бракований товар? Перефарбувати шпалери в кімнаті в інший колір? Підготувати презентацію? Всі ці речі повинні бути у вашому списку.
Обробка списку “Вхідні”
Якщо ти щойно почав користуватися GTD і під час початкового “спустошення мозку” набрали тонни пунктів у своєму вхідному списку, обробка може зайняти деякий час. Але відтепер список вхідних справ буде оброблятися безперервно.
Пункти у твоєму списку слід опрацьовувати один за одним у тому порядку, в якому вони з’являються у вашому списку.
Опрацьовуючи пункт у твоєму списку, перше питання, яке ви повинні задати: чи можна з ним діяти – іншими словами, чи потрібно вам щось робити? Якщо відповідь “НІ”, ви можете або викинути його, якщо він вам більше не потрібен, або зберегти його як довідковий матеріал (“Можливо, колись мені знову знадобиться ця стаття…”), або додати його до списку “колись/може бути” (наприклад, “вивчити японську”), або відкласти до нових часів. Зачекайте, що? Сидіти на ньому? Так, типу того. Якщо це щось, про що ви хочете нагадати собі пізніше (“Я дійсно не зрозумів цю статтю, я повинен переглянути її ще раз через два тижні”), це повинно потрапити до вашого календаря або до вашого “коли-небудь списку”, про який скоро буде розказано далі.
Тепер, якщо об’єкт, який ви зараз обробляєте, піддається дії – іншими словами, з ним потрібно щось зробити, – ви повинні поставити запитання: “Яка наступна дія?”. Наступна дія має бути фізичною і видимою. Іншими словами, не “спланувати лотерею тортів”, а “написати листа Саші та Серьожі й нагадати їм, щоб вони приходили до нас у суботу”.
Саме це – те, що наступна дія має бути наступною фізичною, видимою дією, яка наближає проєкт до його мети – є, мабуть, найважливішим “правилом” у GTD.
Витративши кілька додаткових секунд на те, щоб придумати, що фізично потрібно зробити, ви переконаєтесь, що ваші списки “наступних дій” будуть містити лише ті речі, які ви можете вибрати для виконання в будь-який момент. “Попередня обробка” вже зроблена (хоча самі дії цілком можуть бути завданнями планування), і це значно знижує опір виконанню справ.
Коли ви визначилися з наступною дією, подумайте, чи не займе вона менш як дві хвилини. Якщо це так: зробіть це. Негайно. Причина проста: якщо дія займає дві хвилини або менше, накладні витрати на її відстеження будуть більшими порівняно з тим, скільки часу потрібно, щоб просто виконати її.
Якщо ж вона займає понад дві хвилини, тобі слід делегувати її, якщо це доречно, – зазначивши, що і коли було делеговано окремим таском, – або додати її до власного списку наступних дій, які ви хочете виконати, як тільки у вас з’являться час і енергія.
Підсумовуючи, при обробці списків тобі слід дотримуватися такої процедури:
Робочий процес GTD: відкриті цикли збираються у списку вхідних, обробляються і – якщо це дія – виконуються негайно, відкладаються або делегуються. Якщо елемент, що обробляється, вимагає більше однієї дії, він також записується до списку проєктів з урахуванням правил до запису задачі.
Список “Наступні дії”
Що таке список наступних дій? Ну… це список твоїх наступних дій, очевидно. Інша назва для цих дій – “якнайшвидші дії” – це просто ті речі, з яких ти будеш обирати, над чим працювати, коли ти не дивишся топові відео на TikTok або не граєш в Diablo IV на ПС або приставці.
Список “Очікування”
Коли ви делегуєте роботу іншим, надсилаєте електронного листа, на який очікуєте (або потребуєте) відповіді, замовляєте щось, або маєте завдання, яке “заблоковане”, бо чекаєте, поки хтось інший щось зробить, це слід записати у список очікування. Ці пункти завжди повинні бути позначені поточною датою, щоб ви могли написати електронного листа своєму колезі Марвіну і сказати: “Я все ще чекаю на звіт WTF, який ти обіцяв закінчити протягом місяця. Це було 32 дні тому!”.
Список “Коли-небудь / Можливо”
Ти не хочеш втрачати свою ідею на мільйон доларів щодо створення килимка з підігрівом для кошеняти, але оскільки це проект, який ти хочеш реалізувати, коли у тебе буде більше часу, ти також не хочеш, щоб він “забруднював” твої списки наступних дій або список проектів. (Пам’ятайте, що наступні дії містять лише ті речі, які потрібно зробити якомога швидше, і що твій список проектів буде регулярно переглядатися, щоб переконатися, що всі проекти мають принаймні одну наступну дію).
Ось тут і з’являється список “Колись / Можливо”. Цей список просто містить ідеї та проекти, які ти, можливо, захочеш реалізувати колись у майбутньому. Сюди можна занести як “замінити потворну картину в спальні”, так і “заснувати новий культ” (якщо, звісно, ти не хочеш робити нічого з цього прямо зараз). Цей список слід переглядати щотижня разом з рештою системи, як описано в розділі “Щотижневий огляд” нижче.
Проєкти
Визначення проєкту в GTD дуже широке. Воно визначає будь-яку мету, яка вимагає більш ніж однієї дії для завершення, як проєкт.
Список проєктів – це просто перелік назв проєктів і – якщо хочеш – описів та очікуваних результатів проєктів. Переглядаючи список проєктів, ти зможеш переконатися, що для кожного проєкту завжди є принаймні одна дія у твоєму списку наступних дій, і таким чином переконатися, що твої проєкти просуваються і не забуті.
Контексти
Контекст – це, по суті “мітки” або “теги”, які ти ставиш на елементах списку наступних дій, вказуючи, де цю дію можна виконати, або яке обладнання вам потрібне для її виконання, або інший контекст задачі.
Приклади контексту:
- Вдома
- Робота
- Будь-де
- Зателефонувати
- SMS/Електронна пошта
- <5 хвилин
- Можливо
- Коли-небудь
- Домашні справи
- Доручення
- Низька енергія
- Висока енергія
- З аудіокнигою
Ти можеш обрати з цих, або придумати свої власні. Розпочати можна і з цього списку.
Зазвичай перед контекстом додають префікс “@”, який має сенс, коли контекстом є місцезнаходження, але в інших випадках його слід сприймати просто як позначення. Прикладами контекстів є @ вдома, @ на комп’ютері та @ в офісі тощо.
Ще приклади контексту, вкупі з задачєю:
| Дія | Контекст |
|---|---|
| Купити корм для котика | @ місто або @ магазин |
| Переглянути сайт cuteoverload.com | @ комп’ютер або @ робота |
| Посміхнутися незнайомцю/ці | @ будь-де або @ < 5 хвилин |
Скільки контекстів тобі потрібно, залежить від того, скільки наступних дій у тебе буде і як виглядає твій робочий день.
Важливо мати можливість оцінити – з першого погляду – твої можливі дії залежно від того, де ти фізично перебуваєш і яке обладнання у тебе є в наявності тощо. Може бути гарною ідеєю створити контекст “всюди” для речей, які ви можете робити незалежно від того, де ви знаходитесь (“Зателефонувати мамі, щоб обговорити поїздку до Ісландії”).
Контексти порядку денного
Якщо ти регулярно зустрічаєшся з людьми, може бути корисно мати “контексти порядку денного” – по одному для кожної людини – де ти записуєш речі, про які хочете поговорити з цією людиною під час наступної зустрічі, як тільки ви про них подумаєте. Наприклад, якщо ви щотижня зустрічаєтеся з Орестом, ви можете завести контекст “@ Порядок денний Ореста”. Звичайно, ці контексти будуть змінюватися зі зміною вашої команди/менеджерів/начальників тощо.
Календар
Календар призначений для речей, які ти маєш зробити в певну дату або в певний час – і ні для чого іншого! Саме так; не варто вносити туди “встановити новий Windows” до свого календаря на наступну середу, якщо ти просто думаєш, що хочеш зробити це саме тоді.
Але… чому?
Якщо у твоєму календарі будуть лише ті речі, які дійсно залежать від часу і дати, він буде більш корисним, оскільки він дійсно показуватиме тобі речі, які ти повинен зробити в певний день, не “розбавляючи” їх іншими пунктами.
Те, що ти хочеш зробити, але не потрібно робити в певний час, все одно буде у твоєму списку наступних дій, тож ти отримаєш нагадування про це і матимеш можливість це зробити.
Щотижневий огляд
Девід Аллен у своїй книзі про GTD називає щотижневий огляд “критичним фактором успіху”, і це не жарт. Якщо ти почнеш використовувати фреймворк GTD, і ти не робот, все почне вислизати з під контролю. Ти завершиш наступну дію проекту і забудеш додати нову “наступну дію” для цього проекту. Ти забудеш видалити наступні дії, які ти – якщо ти дійсно думав про це – знаєш, що не будеш робити в найближчому майбутньому, і так далі.
Щотижневий огляд слід проводити, як ти вже здогадався, раз на тиждень. Це займе певний час (на початку), тому в ідеалі тобі слід виділити для цього певний час (щонайменше 30 хвилин) заздалегідь, наприклад, у п’ятницю або неділю після обіду. Під час щотижневого огляду ти повинен зробити наступне:
- Переконайтеся, що кожен проект має принаймні одну наступну дію.
- Переконайтеся, що кожна дія у вашому списку наступних дій дійсно є чимось, що ти хочеш або повинен зробити, якщо у тебе є час протягом наступного тижня. Якщо ні, перенеси її (та/або проект, до якого вона належить) до списку “Колись/може бути” або – якщо ти не думаєш, що коли-небудь це зробиш – видали її зовсім. (Будьте чесними з собою).
- Переглянь список “Колись/може бути” і подивись, чи не варто перенести деякі проекти/дії до списку поточних проектів/списку наступних дій. (Якщо ти додаєш новий проект до списку проектів, не забудь визначити його наступну фізичну, видиму дію і внести її також до списку наступних дій).
Тригерні списки
Під час щотижневого огляду може бути корисно попрацювати зі “списком тригерів”. Тригерний список – це просто список ключових слів, які “запускають” твій мозок, щоб запам’ятати будь-які відкриті цикли, які ти ще не встиг зафіксувати у своїй системі.
Тригерний список може виглядати наступним чином:
- Бос
- Колеги
- Розпочаті, але не завершені проекти
- Проекти, які потрібно розпочати
- Люди, з якими потрібно зв’язатися
- Домашняі тварини
- Домашня робота
- Медицина
- Одяг
- Книжки
- Батьки
- і так далі
…
Працюючи зі своїм тригерним списком, внось все, що ви пам’ятаєш, до списку “в роботу”, щоб опрацювати пізніше.
Приклад тригерного списку можна побачити на сайті Lifehacker’s тригерний список для студентів. Впевнений, ти захочеш налаштувати свій власний тригерний список, коли отримаєш більше досвіду і дізнаєшся, що працює найкраще для тебе.
Як змусити GTD систему працювати
Щоб твоя система GTD запрацювала, ми рекомендуємо вам дотримуватися кількох важливих “найкращих практик”. Коли ви почнете звикати до використання GTD, ви можете бути трохи поблажливішими, якщо вважаєте, що так буде краще.
- Важливо, щоб між твоїми списками були чіткі межі. Якщо ти часто задаєшся питанням, до якого контексту належить наступна дія, можливо, тобі варто переглянути свої контексти.
- Твої інструменти повинні бути цікавими у використанні – але не занадто веселими(!). Якщо у тебе повільний і складний інструмент для керування списками, ти будеш підсвідомо опиратися збору навіть невеликих завдань, а якщо твій інструмент занадто цікавий у використанні, ти будеш зловживати ним і витрачати час, граючись з його дивовижними можливостями. Знайди те, що підходить саме тобі.
Інструменти
Інструментів для управління за системою GTD зараз дуже багато. Я вкажу найпопулярніші та найвідоміші. Якщо ви користуєтесь іншими, це не проблема. Головне – це регулярність та системність, сам інструмент – другорядний. Тож тули для викорсистання GTD системи:
- Todoist – безкоштовно (AppStore) + підписка на місяць ($4) / рік для додаткових функцій,
- Things 3 – одноразова купівля ($12, AppStore), саме цим інструментом користуюсь я.
- Notion – безкоштовно (AppStore), і можна побудувати свою власну систему, але підходить для тих, хто знає чого хоче.
- TickTick – безкоштовно (AppStore) +
- Google Tasks – повністю безкоштовний інструмент (AppStore), але по функціоналу відстає.
Про цей посібник по вивченню GTD
Цей посібник — переклад та адаптація гарної статті про GTD. Вона була написана, щоб слугувати простим, прагматичним керівництвом методу GTD.
Якщо ти хочеш отримати повне уявлення про GTD, тобі варто прочитати книгу Девіда Аллена, який формалізував розроблений ним метод: “Доведення справ до кінця: Мистецтво продуктивності без стресу” (книжка є на Amazon, Kindle Storeimage, Bookdepository, Google Books, Wikipedia).
